Phần Mềm PaperStream Cho Máy Scan Ricoh

📄 Tự động tối ưu tài liệu

• Tự động xoay trang đúng chiều

• Cắt viền tài liệu

• Căn chỉnh lệch giấy

📄 Tăng chất lượng văn bản

• Làm rõ chữ viết tay

• Tăng độ tương phản

• Cải thiện OCR

Nhờ vậy, tài liệu scan sẽ rõ nét và dễ đọc hơn.

1. Tải phần mềm PaperStream IP

Trước khi cài đặt, bạn cần tải phần mềm:

Bước 1: Truy cập trang hỗ trợ của Ricoh. https://www.pfu.ricoh.com/global/scanners/fi/dl/

Bước 2: Tìm theo model máy scan (ví dụ: Ricoh fi-8170, Ricoh fi-7160…).

Bước 3: Download các phần mềm cần thiết:

• PaperStream IP (TWAIN / ISIS)

• PaperStream ClickScan  (phần mềm scan)

2. Chuẩn bị trước khi cài đặt

Trước khi cài đặt cần kiểm tra:

✔ Máy tính đã kết nối máy scan qua USB hoặc LAN
✔ Gỡ các driver scan cũ (nếu có)
✔ Đóng các phần mềm scan đang chạy

3. Các bước cài đặt PaperStream IP

Bước 1: Giải nén file cài đặt

• Sau khi tải về, file thường có dạng .zip

• Chuột phải → Extract Here

Bước 2: Chạy file cài đặt

• Mở thư mục vừa giải nén

• Chạy file:

Hoặc

Bước 3: Chọn ngôn ngữ cài đặt

• Chọn English

• Nhấn Next

Bước 4: Đồng ý điều khoản

• Tick vào I accept the terms in the license agreement

• Nhấn Next

Bước 5: Chọn loại cài đặt

Có 2 lựa chọn:

• Typical (khuyến nghị)

• Custom

Thông thường chọn Typical → Next

Bước 6: Bắt đầu cài đặt

Nhấn:

Quá trình cài đặt sẽ mất khoảng 2 – 5 phút.

Bước 7: Hoàn tất

Sau khi cài đặt xong:

• Nhấn Finish

• Restart máy tính nếu hệ thống yêu cầu.

Tối ưu chất lượng hình ảnh

• Kết hợp với công nghệ PaperStream IP, giúp tự động:
• Làm sạch nền (background),
• Căn chỉnh văn bản nghiêng (deskew),
• Loại bỏ trang trắng, nhận diện màu…

🔹 Ưu điểm khi dùng PaperStream ClickScan:

• Miễn phí khi mua máy quét của Ricoh.

• Không cần kỹ năng kỹ thuật cao để sử dụng.

• Thiết lập nhanh chóng – phù hợp môi trường văn phòng, ngân hàng, bệnh viện…

🔧 Bước 1: Cài đặt phần mềm

Nếu bạn chưa cài phần mềm:

Truy cập website chính thức của Ricoh:
👉 https://www.pfu-asia.ricoh.com/vn/drivers-software-downloads/

Tải về phần mềm PaperStream Click Scan tương thích với dòng máy bạn đang dùng (fi-7xxx, fi-8xxx, SP series…).

Cài đặt như phần mềm thông thường.

📄 Bước 2: Mở phần mềm

Sau khi cài xong, mở PaperStream Click Scan từ màn hình Desktop hoặc Start Menu.

Cắm máy quét vào máy tính và đảm bảo máy quét đã bật.

🚀 Bước 3: Quét tài liệu

1. Chọn Profile (Cấu hình quét)

Bạn sẽ thấy các profile mẫu như:

• Scan to PDF
• Scan to Folder
• Scan to Email

Chọn profile phù hợp với nhu cầu → Nhấn Start Scanning hoặc nút Scan.

2. Cài đặt cấu hình (nếu cần)

Nhấn nút Edit Profile để:

• Chọn định dạng đầu ra: PDF, JPEG, TIFF…
• Thiết lập độ phân giải: 200dpi, 300dpi…
• Lưu file vào đâu (thư mục chỉ định)
• Chọn chế độ màu: Màu / Thang xám / Đen trắng

📥 Bước 4: Lưu và xử lý sau khi quét

• Sau khi quét xong, phần mềm sẽ tự động:
• Hiển thị bản quét trên màn hình
• Lưu file vào thư mục được chọn
• Hoặc đính kèm file vào email (nếu bạn chọn Scan to Email)

🎯 Tính năng nâng cao (nếu cần):

• Tự động xoay văn bản nếu tài liệu bị lệch.
• Xoá nền mờ hoặc dấu vết mực.
• Tách trang trắng tự động.
• Đặt tên file tự động theo thời gian hoặc mẫu định trước.

✅ Lưu ý khi sử dụng

• Đảm bảo máy quét đã được nhận driver PaperStream IP (có thể kiểm tra trong phần mềm hoặc Device Manager).
• Nếu cần OCR (PDF có thể tìm kiếm), hãy bật tính năng OCR nếu phần mềm hỗ trợ.
• Có thể thiết lập nút cứng trên máy quét để thực hiện lệnh quét nhanh (Scan button).

Dưới đây là hướng dẫn cách tải, cài đặt và sử dụng cơ bản phần mềm ScanSnap Home (bao gồm phiên bản ScanSnap Home Download Installer 3.6.0) để kết nối và quét tài liệu với máy ScanSnap.

Lưu ý: ScanSnap Home là phần mềm chính thức để điều khiển và quản lý tài liệu đã quét cho các dòng máy ScanSnap như iX1300, iX1400, iX1500, iX1600, SV600…, thay thế ScanSnap Manager đã ngưng hỗ trợ.

✅ 1. Tải phần mềm ScanSnap Home

1. Truy cập trang tải phần mềm ScanSnap Support Downloads trên trang chính thức của ScanSnap.

2. Chọn model scanner của bạn và hệ điều hành (Windows/macOS).

3. Nhấn Download Installer để tải ScanSnap Home Download Installer 3.6.0 (hoặc phiên bản mới nhất tương ứng).

   • Với Windows: file thường có tên dạng WinSSHDownloadInstaller_x_x_x_x.exe.

   • Với macOS: file dạng MacSSHDownloadInstaller_x_x_x_x.dmg.

✅ 2. Cài đặt ScanSnap Home

Sau khi tải về bộ cài:

📌 Trên Windows

1. Mở file cài đã tải về (nhấp đôi vào .exe).

2. Chọn Next và đọc điều khoản → chọn Agree để tiếp tục.

3. Chọn kiểu cài đặt Typical → Next → Install.

4. Chờ quá trình cài hoàn tất.

5. Khi hoàn thành, một cửa sổ hướng dẫn chọn model scanner sẽ xuất hiện → chọn model bạn đang dùng → Start setup.

6. Làm theo các hướng dẫn xuất hiện trên màn hình để kết nối máy scan với máy tính (qua USB hoặc Wi-Fi nếu model hỗ trợ).

Nếu bạn gặp lỗi cài đặt (ví dụ: “Failed to install ScanSnap Home”), thử:

• Tạm dừng các chương trình diệt virus/ bảo mật.

• Cấp quyền truy cập thư mục/ file cần thiết.

• Dùng offline installer tải riêng theo hướng dẫn trong trang hỗ trợ.

📌 Trên macOS

1. Mở file .dmg → kéo biểu tượng ScanSnap Home vào Applications.

2. Mở ứng dụng ScanSnap Home từ thư mục Applications.

3. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để kết nối scanner.

✅ 3. Cách sử dụng ScanSnap Home cơ bản

📌 A. Kết nối máy ScanSnap

• Qua cáp USB: Cắm cáp từ máy scan vào máy tính → ScanSnap Home sẽ tự nhận thiết bị.

• Qua Wi-Fi (nếu model hỗ trợ):

  • Chọn kết nối Wi-Fi trong phần Setup → chọn mạng Wi-Fi và nhập mật khẩu.

  • Máy scan và máy tính phải cùng mạng Wi-Fi.

📌 B. Quét tài liệu

1. Mở ScanSnap Home.

2. Chọn một Profile (thiết lập quét) – ví dụ: tài liệu, danh thiếp, ảnh…

3. Đặt tài liệu vào khay feed hoặc máy scan.

4. Nhấn nút Scan trên máy ScanSnap. Phần mềm sẽ bắt đầu quét và hiển thị file.

📌 C. Xem, chỉnh sửa và quản lý file sau khi quét

Trong ScanSnap Home, bạn có thể:
✔ Xem file đã quét theo danh mục: Documents, Receipts, Business Cards, Photos.
✔ Chỉnh sửa file: cắt, xoay, gộp file.
✔ Tìm kiếm văn bản nếu quét đã OCR.
✔ Xuất / chia sẻ file sang PDF, email hoặc lưu vào dịch vụ đám mây.

🛠 Một số mẹo khi sử dụng

• Cập nhật phần mềm & firmware thường xuyên để nâng cao tương thích.

• Lưu file quét ở nơi dễ tìm (folder riêng, OneDrive/Google Drive).

• Đảm bảo máy ScanSnap luôn bật và kết nối ổn định trước khi quét.

4. Quy trình sử dụng cơ bản

Bước 1: Mở phần mềm PaperStream Capture

• Chọn chế độ “Simple” hoặc “Batch” (dành cho quét số lượng nhiều)

Bước 2: Tạo Profile (Job)

• Đặt tên Job → Cấu hình thông số → Chọn nơi lưu → Chọn loại file

Bước 3: Tiến hành quét

• Đặt tài liệu vào khay nạp (ADF)
• Nhấn nút Scan → Phần mềm sẽ quét theo cấu hình đã chọn

Bước 4: Xem lại và chỉnh sửa

• Có thể xoay, xóa trang, chia bộ tài liệu, đặt lại tên file thủ công nếu cần

Bước 5: Xuất tài liệu

• File sẽ được lưu đúng định dạng và thư mục bạn chỉ định
• Tài liệu có thể được nạp lên phần mềm quản lý (DMS)

🧠 6. Ưu điểm nổi bật

🔹 PaperStream Capture là phần mềm quét tài liệu chuyên nghiệp, đi kèm miễn phí với máy quét Fujitsu.
🔹 Được thiết kế để:

• Quản lý quy trình quét theo lô (batch scanning)
• Tối ưu hóa chất lượng ảnh quét
• Tích hợp OCR (nhận diện văn bản) và phân loại tài liệu tự động

✅ Phù hợp cho văn phòng, ngân hàng, bệnh viện, cơ quan nhà nước, nơi có nhu cầu số hóa nhiều tài liệu mỗi ngày.

🧩 2. Ứng dụng thực tế của PaperStream Capture

⚙️ 3. Các tính năng chính của PaperStream Capture

✅ Tạo nhiều “Job/Profile” cho từng mục đích:

• Scan hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu, hồ sơ khách hàng…
• Mỗi Job có thể:
• Định nghĩa kích thước giấy, chế độ màu, độ phân giải
• Chọn định dạng file: PDF, TIFF, JPEG…
• Tự động đặt tên file theo ngày/giờ hoặc barcode

✅ Hỗ trợ xử lý ảnh nâng cao:

• Xóa trang trắng, căn chỉnh nghiêng (auto deskew)
• Làm sạch nền (remove background)
• Tự động xoay văn bản

✅ Hỗ trợ OCR:

• Nhận dạng chữ (văn bản) từ hình ảnh → tạo file PDF có thể tìm kiếm
• Có thể nhận diện nhiều ngôn ngữ (bao gồm tiếng Việt)

✅ Quét theo lô (Batch Scanning):

• Tự động chia tài liệu theo:
• Số trang
• Patch code (tài liệu phân trang)
• Mã vạch

🟢 1. Mở phần mềm & Chọn chế độ quét

• Khởi động PaperStream Capture từ Start Menu.
• Bạn sẽ thấy hai chế độ chính:
• Simple Scan: cho quét nhanh, dễ dùng.
• Batch Scan: dùng cho lô lớn, tích hợp xử lý hậu kỳ.
  Hình đầu tiên trong carousel thể hiện danh sách tài liệu sau khi quét

🛠️ 2. Cấu hình Profile (Công việc quét)

• Vào menu → Configure Profiles → nhấn + để tạo profile mới 
• Trong tab Name đặt tên và mô tả, chọn icon, hotkey phù hợp.
• Source: chọn driver (TWAIN/ISIS) và máy quét.
• Chọn Scanner Driver Profile để chỉnh PaperStream IP: độ phân giải, chế độ màu, deskew, cleanup,.

📸 3. Quét & Duyệt lại hình ảnh

Nhấn Scan hoặc Scan & Index (nếu đang dùng Pro). Máy sẽ nạp và quét lô tài liệu.

Hình thứ hai trong carousel cho thấy quy trình xem trước ảnh sau khi quét 

Tại đây bạn có thể xoay, crop, xóa trang trắng, hoặc chỉnh metadata nếu dùng các tùy chọn nâng cao.

💾 4. Hoàn tất (Output)

• Nhấn Complete Batch để lưu tài liệu. Tùy profile, file sẽ được xuất dưới dạng PDF/JPEG/TIFF; có thể là Searchable PDF nếu bật OCR.

• Hình thứ tư trong carousel mô tả việc chọn vị trí lưu và xuất file.

🔧 5. Tính năng nâng cao của Capture Pro

• Meta-data & OCR vùng cố định: Thu thập dữ liệu kiểu barcode, nhập liệu tự động .

• Multi-station & Server lưu trữ chung: Phù hợp môi trường nhiều người dùng .

• Patch-code hoặc barcode để tách tài liệu tự động trong lô quét.

• Image Check & thông báo cải thiện cấu hình: Hỗ trợ chất lượng ảnh tốt hơn