E-FILING – CHỨC NĂNG TUYỆT VỜI TRONG MÁY PHOTOCOPY TOSHIBA

e-Filing là gì? Và có tác dụng gì trong máy photocopy Toshiba đa chức năng?

e-Filing là một khu vực, hoặc 1 hộp box, một nơi lưu trữ dữ liệu của chúng ta trong máy Photocopy Toshiba đa chức năng. Bên trong mỗi hộp e-Filing này, chúng ta có thể tạo nhiều folder, thư mục để tổ chức tốt tài liệu của chúng ta.

Mỗi máy photocopy đều có ít nhất 1 public e-Filing, tất cả những tài liệu mà được lưu tại đây, mọi người ai cũng có thể truy cập và lấy.

Ngoài ra, người dùng có thể tự tạo cho mình 1 hộp e-Filing riêng, đặt mật khẩu để không ai được phép truy cập, kể cả quyền admin.

Hãng Toshiba đã làm rất tốt vấn đề bảo mật tài liệu cho chúng ta. Khi bạn cất giữ 1 tài liệu quan trọng hoặc của cá nhân, không ai có thể lấy được, kể cả admin, kể cả việc tháo ố cứng từ máy photocopy ra gắn vào máy photocopy hoặc máy tính khác, trừ trường hợp chính bạn tự đánh mất mật khẩu.

Xem thêm về công nghệ bảo mật SED của ổ cứng HDD Toshiba phát triển

Chúng ta có thể làm được gì với E-Filing?

• Copy 1 tài liệu và lưu trữ nó vào e-Filing của chúng ta.
• Scan 1 tài liệu và lưu trữ nó vào e-Filing.
• Print 1 tài liệu từ máy tính của chúng ta và e-Filing.

Tại sao chúng ta nên dùng hết khả năng của e-Filing?

• Trước hết là tính bảo mật tuyệt đối cao của e-Filing đặc biệt là kết hợp với ổ lưu Toshiba có công nghệ bảo mật đồc quyền.
• Tổ chức dữ liệu tốt khi cho phép chúng ta tạo folder
• Khả năng tiện dụng và thực sự tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người dùng. Đặc biệt là khi công ty bạn không có files server, máy tính chuyên lưu các tài liệu sử dụng chung của doanh nghiệp.

“Giải pháp ID card cực kỳ hiệu quả khi dùng với e-Filing. Để vào hộp e-Filing của riêng bạn, bạn phải nhập mật khẩu, nếu tích hợp ID card / thẻ nhân viên hay thẻ ra vào cửa của bạn trong công ty, thì chỉ cần quẹt / tag thẻ của bạn vào máy photocopy Toshiba, là bạn đã vào ngay Box của mình.”

Hiện tại ở Việt Nam, tính năng e-Filing rất ít được khách hàng của Toshiba sử dụng do không biết độ tiện dụng, hiệu quả của nó. Nhưng khách hàng đã được hướng dẫn về e-Filing là sẽ sử dụng hết công suất của chức năng này.

Theo thống kê, trường hợp đơn giản và nhiều người sử dụng nhất của e-Filing là vấn đề in các biểu mẫu, form có sẵn như “application for leave”, phiếu xuất – nhập kho, phiếu giao hàng … Các biểu mẫu này được tạo ra do chức năng Print từ máy của bạn và e-Filing, hay Scan/Copy từ 1 tài liệu gốc và lưu vào e-Filing.

Mỗi lần cần 1 biểu mẩu để điền, chỉ cần vào e-Filing chứa biểu mẫu đó, chọn và bấm Start để in ra, rất tiện lợi. Dĩ nhiên biểu mẫu đó đặt ở public thì ai cũng dùng được, còn đặt ở e-Filing cá nhân thì chỉ có bạn mới được quyền truy cập vào.

Một tiện lợi nữa là đối với hộp box e-Filing cá nhân kết hợp với chức năng Template và Top Access, bạn tạo ra 1 template cho riêng bạn, mỗi lần scan thì lưu vào e-Filing của mình. Trong máy tính của mình, tạo 1 shorcut kết nối trực tiếp với e-Filing của mình, vậy là mỗi lần scan tài liệu xong, về máy và double click vào e-Filing của mình là có thể lấy được nhanh chóng.